Vesihuollon hallinto palvelee talon sisäisiä asiakkaita

01.12.2022

Katri Aalto ja Sari Heinonen työskentelevät Turun Vesihuollon hallintomatriisissa, sisäisessä taustaorganisaatiossa, jonka harteilla pitkälti lepää noin 80 työntekijän arjen mutkaton sujuminen.

Teksti: Katja Hautoniemi | Kuvat: Vesa Tyni

Vaikka hallinto on työyksikkönä melko pieni – esimies mukaan luettuna kuusi henkilöä – se on hyvin toimiva ja tehokas.

Katri Aalto työskentelee hallintosihteerinä. Työ sisältää eri sihteerin tehtäviä, kuten asiakirjojen käsittelemistä ja muokkaamista. Aallolla on sormensa pelissä myös toimitusjohtajan tapaamisten järjestelyissä sekä ulkomaan ja kotimaan kirjeenvaihdossa, omien sanojensa mukaan niin ”torellisessa” kuin virallisessakin. Lisäksi hän toimii johtoryhmän sihteerinä.

Sari Heinonen toimii henkilöstösihteerinä. Tehtäviin kuuluvat henkilöstöasiat työsopimusten tekemisestä kulkulupien myöntämiseen ja työtapaturmien ja sairauslomien käsittelyyn. Hän on myös työsuojelutoimikunnan sihteeri. Sen ympäriltä häneltä saatetaan kysyä milloin mitäkin Vesihuollon asioista. Aalto kehuukin Heinosta Vesihuollon sisäiseksi asiantuntijaksi.

 – Ei mene päivääkään, etteikö joku pyytäisi Saria kertomaan, miten jokin asia menee. Aina kysymykset eivät edes koske henkilöstöasioita. – Aina pyrin kuitenkin auttamaan, Heinonen sanoo.

Vaikka työ tapahtuu pitkälti muiden katseilta piilossa, sekä Aalto että Heinonen ovat yhtä mieltä siitä, että jos hallinnon hommat eivät sujuisi, talo olisi äkkiä pulassa. Näkymätön rooli korostuu usein vasta silloin, kun jokin asia jää tekemättä. Ilman hallinnon työtä palkat eivät menisi maksuun, talousraportteja ei syntyisi, eivätkä laskutkaan kulkisi eteenpäin.

– Onneksi näin ei ole vielä käynyt, Aalto miettii.

Hallinnossa on vahva tietopankki vesihuollon henkilöstö- ja talousosaamisesta, ja yksikön jäsenet voivat tarvittaessa sijaistaa toisiaan.

– Avoimuus, rentous ja hurtti huumori kantavat pitkälle, Sari Heinonen (vas.) ja Katri Aalto sanovat.

Toimitusjohtajan tukena

Hallinto saa paljon tehtäviä suoraan toimitusjohtaja Irina Nordmanilta. Heinonen toimii toimitusjohtajan oikeana kätenä henkilöstöasioissa, ja talousasiat kulkevat controllerin ja talouspäällikön kautta. IT-asioista vastaa IT-koordinaattori. Kirjeenvaihdon lisäksi Aalto hoitaa myös toimitusjohtajan kalenterivarauksia.

– Toimitusjohtajamme on helposti lähestyttävä ja talon kulttuuriin kuuluu avoin keskustelu ja palautteen antaminen. Asentajamme saattavat käytävällä huikata, että onko Irina paikalla, ja astelevat sitten kalenterin tarkastamisen jälkeen suoraan hänen puheilleen. Sihteerillä ei meillä ole portinvartijan tehtävää.

Pienessä organisaatiossa tieto kulkee muutenkin hyvin. Avoimuuden kulttuuri saa aikaan sen, että kun tarvetta on, asiat otetaan puheeksi.

– Tärkeää on myös kertoa, jollei ole mitään uutta kerrottavaa. Se vähentää keskeneräisten asioiden aiheuttamaa huolta, Aalto tähdentää. – Tänään meillä oli henkilöstöinfo, jossa kerrottiin muun muassa tulevista toimitiloista, joiden suunnitteluun henkilöstön edustajat on otettu mukaan.

Projektit rytmittävät arkea

Arjen pyörittämisen lisäksi hallinto vastaa erilaisista Vesihuollon sisäisistä projekteista, kuten järjestelmäuudistuksista. Tänä vuonna on vaihdettu sekä tilitoimistoa että talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoja, kuten kellokorttijärjestelmä.

– Alkuvuosi on ollut kyllä haastava, että kaikki on saatu toimimaan kuten pitää, Heinonen kertoo. Talo on panostanut vahvasti koulutukseen ja välillä on opastettu ihan paikan päällä. Tietty muutosvastarinta kuuluu asiaan, mutta siitä on päästy nopeasti yli.

Yksi suurista uudistuksista on sähköisen arkistoinnin käyttöönotto. Aalto, jonka yhtenä tehtävänä on yrityksen sähköisten dokumenttien hallinta ja arkistointi, kehuu uutta työkalua erinomaiseksi.

– Aloitimme vuonna 2018 uudella arkistointisovelluksella, johon on viety monenlaisia asiakirjoja ja dokumentteja.

Vuonna 2019 hallinnon dokumenteille saatiin oma, rajoitetun käyttäjäryhmän arkisto, josta löytyvät muun muassa yhtiöjärjestys, erilaisia suunnitelmia sekä pöytäkirjoja.

– Ja tietysti kaikki sopimukset. Alun arkistorakennetta on jo ehditty päivittää, ja vieläkin olisi viilaamista, Aalto pohtii. Asiakokonaisuudet lähtevät helposti rönsyilemään, jollei ole tarkkana. Työkalu onkin siksi yhden henkilön pääasiallisessa käytössä. Muille on annettu lukuoikeuksia työtehtävien mukaan.

– Tietoturvan ja tietosuojan kannalta on äärimmäisen tärkeää, että oikea tieto ja käyttäjä kohtaavat oikeassa suhteessa toisiinsa: vain tarpeellinen näkyy, Aalto sanoo.

Työviihtyvyys huipussaan

Vesihuollon palveluksessa viihdytään keskimääräistä paremmin. Kun taloon ollaan tultu, sieltä on usein lähdetty vasta eläkkeelle. Avoimuus, rentous ja hurtti huumori kantavat pitkälle.

– Täällä ei tosiaan olla turhan piukkapipoja, vaikka asiantuntijaorganisaatio olemmekin, Aalto sanoo ja kertoo pukeneensa poikkeuksellisesti jakun päälle jutun tekoa varten. Yleensä asu on paljon rennompi.

Liukuva työaika on molempien mielestä toimistotyön ehdottomia vahvuuksia. Töissä on oltava aamuyhdeksän ja kolmen välillä iltapäivällä, ja kahtena päivänä viikossa voi tehdä etätöitä. Koska työntekijöiden ja johdon välillä vallitsee luottamus, omaan työhönsä voi näin vaikuttaa. Se lisää työssä viihtymistä.

Toinen työviihtyvyyteen vaikuttava seikka on yhteensopivuus yrityksen ja oman arvomaailman välillä. Vesihuollossa vaalitaan luotettavuutta, turvallisuutta ja uudistumista.

– Emme takerru vanhoihin kaavoihin, vaan seuraamme aikaamme ja kehitämme toimintojamme. On hienoa ja toisinaan haasteellistakin pysyä kehityksen perässä, Aalto toteaa.

Jokainen meistä tekee töitä sen eteen, että turkulaiset saavat kraanastaan hyvää vettä.

Laadukas vesi on yhteiskuntamme huoltovarmuutta parhaimmillaan – asia, jonka pitää toimia. Koko henkilökunta on suorittanut vesityökortin, jonka ansiosta kaikki tietävät, mitä laadukkaan ja hyvän juomaveden saamiseksi tarvitaan.

– Meillä on maailman paras tuote – puhdas ja laadukas hanavesi. Jokainen meistä tekee töitä sen eteen, että turkulaiset saavat kraanastaan hyvää vettä. On hienoa olla mukana porukassa, jonka työllä on oikeasti merkitystä, Aalto tiivistää kaksikon mietteet.